Caro empreendedor, estamos começando uma nova série de conteúdo no Nano Academy focada em Gestão de uma maneira geral.
Seja para melhorar processos, organizar arquivos, parte financeira, administrativa, recursos e projetos, todo negócio bem-sucedido leva o assunto Gestão muito a sério.
E pra começarmos já gerando muito valor à sua vida e ao seu negócio, nada melhor do que falarmos do às vezes temido FLUXO DE CAIXA.
Se você é empresário ou profissional liberal, tem um negócio que fatura e quer organizar a parte financeira da empresa de maneira simples e funcional, usando o melhor software de todos os tempos Excel, este artigo é para você.
Existem diversos softwares online que fazem uma gestão de fluxo de caixa de maneira excepcional. Todavia, se você nunca teve um controle assertivo de seu Fluxo de Caixa, dificilmente vai conseguir se dar bem em um software que tem muita coisa automatizada, informações que você não entende direito e pode mais te confundir do que te ajudar.
Desde quando comecei minha carreira, fiz questão de criar uma planilha que me ajudasse a entender minimamente quanto eu ganhava, quanto eu gastava e quanto ia sobrar (sobrava) em minha conta.
Com o tempo o faturamento foi aumentando, fiz diversos cursos sobre Finanças, convivi com muitos profissionais bons e empresários de sucesso que me ajudaram a entender a importância de se ter um bom controle de Fluxo de Caixa para minha vida (como pessoa e na empresa).
Hoje na Nano nós utilizamos diversos softwares que nos ajudam a gerenciar todo nosso negócio.
Faturamento, gestão de projetos, timeline, recursos, clientes, processos e tudo mais que envolve um negócio como o nosso.
Porém, sempre temos uma planilha à disposição quando precisamos de mais liberdade para estruturação, planejamento, criação e gestão de certos negócios e projetos.
Com isso, uma planilha que sempre foi minha companheira foi a do Fluxo de Caixa.
Gerenciar minimamente o quanto você fatura, o quanto paga de imposto, o que tem de custo fixo e variável, sua folha de pagamento e, principalmente, ter uma visão clara mês a mês de seu negócio, saber o quão perto está das suas metas e onde por energia é o que muitas empresas não fazem e por isso acabam nunca sabendo pra onde está indo o dinheiro, se seu negócio gera lucro ou prejuízo, se está investindo energia nos produtos/projetos certos, no perfil de cliente correto, contratando as melhores pessoas, e por aí vai.
Então, como forma de contribuir para empresas que querem se organizar melhor, profissionais liberais ou freelancers que precisam ter um controle mais assertivo de seu Fluxo de Caixa, vou compartilhar com você a nossa Planilha de Fluxo de Caixa e explicar resumidamente como ela funciona.
É importante ressaltar que isso é um Modelo a se inspirar e ser adaptado de acordo com seu negócio.
Vou resumir agora então o que compõe a planilha e como utilizamos no dia a dia para você conseguir se encontrar e consequentemente adaptá-la para a sua realidade.
A planilha é dividida basicamente em:
1 – Fluxo de Caixa do Ano (consolidado)
2 – Fluxo de Caixa mês a mês (detalhado)
Na aba ‘Fluxo de Caixa’ é onde coloco tudo que tenho previsão de faturar e gastar no ano, de uma maneira categorizada…
Procurei dividir em diferentes tabelas, que são elas:
– Faturamento
– Despesas Fixas
– Despesas Variáveis
– Folha de Pagamento e Impostos
Como nós trabalhamos com desenvolvimento de projetos web/mobile sob demanda (software web, aplicativo mobile, plataformas digitais e startups) normalmente quando fechamos com os clientes eles pagam em parcelas, por isso na tabela Faturamento é colocado o nome do cliente em uma linha e lanço as parcelas mês a mês.
O resultado dessa tabela aparece no topo da planilha em ‘Total Receita’.
Abaixo tem as 3 tabelas que compõem as Despesas, sejam elas fixas, variáveis ou de folha de pagamento/impostos.
Isso você precisará ver o que faz sentido para o seu negócio, colocar o que falta e remover os demais.
Por fim, no topo dessa planilha tem os Totalizadores por ‘linha’, onde cada coluna representa um mês.
Dessa forma, fica fácil entender como está a situação de seu negócio mês a mês e saber onde por mais força de vendas, corte de custos, etc.
Como sempre gosto de iniciar o ano com metas bem definidas e aqui estamos falando de Dinheiro, no topo da planilha tem uma seção simples de Metas.
Primeiro temos as metas de Faturamento, divididos nas colunas:
– A meta em si (de faturamento)
– O quanto foi atingido (que leva em consideração o faturamento)
– O quanto falta (Meta – Total Faturado)
Obs.: Aqui gosto sempre de colocar pelo menos 2 metas. Uma que é a mínima aceitável e outra que seria a ‘ideal a ser atingida’, normalmente 50% maior que a mínima aceitável.
Ao lado tem o item que acredito ser o mais importante de todo este arquivo, que é a Meta de Reserva (sempre baseada no Lucro que a empresa dará).
Pois não adianta nada você ter um negócio que da um lucro apenas para você montar seu capital de giro. Esse é o primeiro passo, claro, mas o ideal é que você tenha uma meta de ‘Lucro Líquido’, ou seja, quanto vai poder distribuir, investir ou torrar (brincadeira haha).
Este é o valor que você utilizará para compor 2 itens importantes de seu ano:
– Capital de Giro (normalmente 3x o Custo Mensal da empresa)
– Distribuição (O PLR que vai para os Colaboradores e a Participação dos Sócios, normalmente combinada em Contrato Social ou Acordo de Sócios)
Em seguida, temos o Resultado Resumido, com:
– Total Faturado
– Total de Despesas
– Lucro Operacional (Faturamento – Despesas)
É claro que para chegar no Lucro Líquido de seu ano é preciso levar em consideração muito mais variáveis, e para isso aconselho fortemente buscar mais informações com especialistas financeiros, fazer cursos e estudar muito, pois isso te ajudará a ter diversos insights de como montar não só um bom controle financeiro, mas como usar isso de maneira estratégica em favor do crescimento de seu negócio.
Por fim, temos um pequeno bloco que mostra quantos dias faltam o ano (só pra por um drama maior na correria pra atingir as metas rsrs)
Bem, e a outra parte deste ‘Fluxo de Caixa’ são as demais ‘abas’ do arquivo que estão divididas mês a mês.
Cada aba de um mês se divide em 4 áreas
– Contas a Pagar
– Contas a Receber
– Folha de Pagamento
– Dashboard resumida
A Dashboard mostra os totais de cada Tabela, onde você adiciona o ‘Saldo Anterior’ (que é o quanto vai iniciar o seu caixa no mês) mostra o resumo de despesas, tem uma área que indica o quanto você deve depositar para construir sua Reserva (que será utilizada para compor seu Capital de Giro e a Distribuição de Lucros no final do Ano).
Aqui é onde acontece verdadeiramente o seu Dia a Dia.
Aqui vale lembrar que a aba Fluxo de Caixa não é preenchida ‘automaticamente’ com base nos valores lançados em cada aba.
Isso é perfeitamente possível de fazer, mas no meu caso como gosto de ter a liberdade de planejar todo meu ano antes na aba Fluxo de Caixa para conseguir ter uma previsão e consequentemente usar isso como base para o Orçamento Anual da minha empresa. Assim que acaba cada mês eu reservo um tempinho para atualizar o Fluxo de Caixa do ano com base nos resultados do mês e analisar a coisa toda.
Detalhe:
Na última aba deste arquivo tem a ‘Categorias’, onde gosto de colocar as categorias de Contas a Pagar e Contas a Receber que ficam ‘selecionáveis’ na coluna ‘Categoria’ destas tabelas em cada mês.
Aqui o ideal é também você ajustar de acordo com sua realidade e ir deixando o arquivo do seu jeito.
Boa sorte e parabéns pela decisão de por um pouco mais de ‘ordem na casa’.
Se você chegou até aqui é porque quer melhorar seus resultados e conseguir mensurar de maneira mais clara e eficaz a saúde financeira do seu negócio.
Uma gestão de uma empresa vai muito além de uma Planilha de Fluxo de Caixa, mas esse sem dúvida é um passo importantíssimo para a saúde financeira do seu negócio.
